À medida que o tempo passa, as transformações são cada vez mais inevitáveis. É por isso que a gestão de mudanças é essencial para otimizar os processos de transição.
Todo dia surgem novas ferramentas que prometem otimizar os mais diversos processos de uma organização e para continuar competentes no mercado é preciso ceder a algumas dessas transformações.
Entretanto, muitas vezes não estamos preparados para mudanças. Ficar acomodados é uma forte caraterística dos seres humanos, já que todo processo de transformação exige, além do trabalho extra, o natural medo ao desconhecido.
Apesar que o processo pode não ser tão simples, a mudança é imprescindível para o crescimento e desenvolvimento, só com ela é possível a evolução.
Neste artigo você entenderá melhor como a gestão de mudanças pode facilitar esse momento, fazendo as etapas de transição mais eficazes e precisas.
Sumário
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudanças é o conjunto de práticas e ferramentas que facilitam os processos de implantação e transformação com o objetivo de atingir os resultados esperados no menor tempo necessário para esse fim.
A gestão de mudanças deve começar antes da implantação da transformação, sendo que a primeira coisa a fazer é pensar no capital humano. Muitas transformações exigem o uso de novos instrumentos, maquinarias, sistemas, etc, porém, o primeiro passo é trabalhar a forma de pensar de todas as pessoas impactadas. Uma das bases da gestão de mudança é apoiar as pessoas envolvidas durante a sua transição, — por isso a grande importância do RH nesse momento.
Fazer um planejamento estruturado é fundamental para o sucesso da transformação. Dessa forma é possível realizar um acompanhamento focado nos resultados e conduzindo corretamente as pessoas impactadas.
Com a gestão de mudanças não apenas se otimiza o processo e os resultados, mas também se reduzem os riscos naturais de toda mudança.
As mudanças nas organizações estão presentes em todo momento, ainda que algumas delas possam passar despercebidas.
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Exemplos de mudanças organizacionais
A seguir vejamos alguns exemplos de gestão de mudanças organizacionais que precisam de gestão para obter melhores resultados e um melhor desempenho do processo:
- Transformação digital
- Nova estratégia comercial
- Corte de gastos
- Reestruturação de produtos
- Reposicionamento no mercado
- Integração de setores
- Troca de gestão
- Otimização de processos internos
- Implantação de novos sistemas
- Fusões e/ou aquisições
- Mudança física
- Entre outras
Todas elas requerem de um gerenciamento para que a transição seja o mais natural possível, com o menor impacto entre os colaboradores e nos processos internos, para isso a planificação é fundamental.
Evolução da gestão de mudanças nas organizações
Veja, a seguir, como a gestão de mudanças tem evoluído ao longo dos anos.
Modelo de Lewin
Um dos primeiros modelos de mudança organizacional surge nos anos 40, com o psicólogo alemão Kurt Lewin, especializado em psicologia social.
Lewin construiu um modelo de gestão de mudanças que implicava uma interrupção no processo. Ele o explicava de forma simples, imaginando um cubo de gelo como ponto inicial. Ele dizia que o primeiro passo seria descongelá-lo, a partir daí, poderia se adaptar a qualquer outra forma. Essa seria a fase da mudança, porém, após essa etapa seria necessário congelar novamente o líquido em um novo formato.
Segundo Lewin, o modelo de mudança organizacional tem três etapas:
- Descongelar (iniciar o processo)
- Mudar (gerenciá-lo)
- Congelar (estabilizá-lo)
Modelo de Kotter
O modelo de John Paul Kotter surgiu nos anos 80, ele é considerado uma autoridade na área de gestão de mudanças. O professor da Universidade de Harvard e consultor criou um modelo em 8 etapas:
- Desenvolver senso de urgência
- Criar alianças sólidas
- Providenciar uma visão de mudança envolvendo pessoas chaves
- Comunicar essa visão para todos
- Dar poder para agir e eliminar obstáculos
- Garantir vitórias a curto prazo
- Consolidar a mudança
- Ancorar as mudanças na cultura organizacional
Além disso, Kotter enfatiza que para uma mudança ser bem-sucedida, pelo menos 75% dos altos cargos de uma organização devem estar totalmente engajados com a transformação.
Modelo Lawson-Price
Em 2003 Colin Price e Emily Lawson publicaram um artigo no McKinsey Quarterly que teve um grande impacto no que se refere à gestão de mudanças. Em “The psychology of change management” os autores argumentam que o sucesso da transformação está na capacidade de persuadir a maior quantidade de pessoas, responsabilidade que pertence aos cargos gerenciais das organizações.
Eles identificam 4 condições para a mudança da mentalidade dos colaboradores:
- Os colaboradores devem identificar o ponto de mudança e concordar com ele.
- Tem que haver estruturas de reforço como sistemas de reconhecimento e recompensas.
- Os funcionários devem contar com as habilidades para realizar a mudança.
- Os líderes devem estar engajados e motivando os colaboradores em todo momento.
Para Price e Lawson sem essas condições é impossível fazer uma transformação de sucesso.
Hoje, podemos ver que todos esses modelos de gestão de mudanças têm algo para nos ensinar, porém, como vivemos em uma era de rápidas transformações, podemos acrescentar outros dados à nossa gestão de mudanças. O ROI — Retorno sobre Investimento —, por exemplo, começa a ser considerado, dessa forma é possível obter dados mensuráveis do sucesso do processo.
Importância da gestão de mudanças
O principal objetivo da gestão de mudanças é aumentar a probabilidade de sucesso da transformação. Isso implica menos impacto nos colaboradores e um ROI maior.
A melhora da organização, seja por meio de processos, ferramentas, sistemas, comportamentos, etc. vai alterar a forma como se realiza o trabalho. O papel da gestão da mudança é diminuir o grau de impacto em todos os níveis da organização.
Veja, a seguir, alguns motivos mais concretos:
Leva prosperidade para a organização
Atualmente, é necessária uma atualização constante, já se foi o tempo em que as mudanças de uma organização eram feitas de cinco em cinco anos, por exemplo. Para se manter no mercado é necessário fazer mudanças, aumentar a produtividade, a qualidade, melhorar o serviço, etc. Por esse motivo, a gestão de mudanças é fundamental, só com ela será possível administrar diversas transformações ao mesmo tempo.
Ajuda a melhorar a relação entre requisitos e resultados
Com a gestão de mudanças é possível ajudar os colaboradores e dar as ferramentas e o suporte necessários para que se alcancem os resultados esperados. Isso graças à planificação e a análise do impacto gerado pela mudança.
Diminui os riscos
Toda mudança envolve riscos, ainda mais quando não há uma planificação adequada. Quando existe a participação dos líderes desde o início, se conhecem as habilidades que devem ser desenvolvidas, portanto, há uma preparação para o sucesso.
Melhora a qualidade de vida dos colaboradores
A gestão de mudanças valoriza o capital humano, facilitando a transição. Isso faz com que o impacto na equipe seja muito menor, causando menos estresse e colaborando com uma evolução natural.
Melhora a produtividade
A optimização dos processos tem como objetivo melhorar a produtividade. Quando somamos isso ao engajamento dos colaboradores, há um impacto positivo na produtividade, garantindo os resultados esperados.
Aumenta a lucratividade
Além de permitir organizar estrategicamente os recursos humanos e materiais, o processo para obter os resultados é mais eficiente e eficaz. Isso implica melhores investimentos e menos desperdício, refletindo no aumento dos lucros.
Gera vantagem competitiva
Toda mudança tem como objetivo o crescimento de um negócio, ao otimizar esse processo a transformação chega mais rapidamente e os resultados também, fazendo que a empresa se destaque sem demora entre os concorrentes.
Quais são os principais desafios da gestão de mudanças?
A seguir, veja os principais erros em uma gestão de mudanças.
Falta de envolvimento e suporte por parte dos gestores
Os altos cargos das organizações são os motores de toda gestão da mudança. Sem a sua presença constante no desenvolvimento dos processos não é possível realizar uma gestão adequada. Além disso, na preparação para a mudança a sua presença é fundamental.
Os gestores devem estar encarregados de motivar a equipe e de gerar entusiasmo pelo projeto, portanto, antes de começar, verifique se os líderes estão comprometidos com a proposta.
Falta de engajamento dos colaboradores
Uma vez que se conta com o comprometimento dos gestores, eles devem se encarregar de “vender” o projeto para as equipes. Mostrar os benefícios da mudança é fundamental para gerar o engajamento dos colaboradores em todo o processo.
Para conseguir uma mudança de sucesso é necessário o comprometimento de todos. Isso só é possível mostrando as vantagens e fornecendo as ferramentas necessárias para a transformação.
Não estruturar a mudança
A gestão de mudanças precisa garantir não apenas que a transformação aconteça, mas que seja bem planejada para não correr riscos desnecessários.
Antes de iniciar, é fundamental pensar em todo o processo, deve ser planejado, analisado e estruturado da melhor forma possível, pensando em todas as possibilidades para que possa alcançar os resultados.
Cultura de resistência à mudança
As políticas internas da empresa podem dificultar uma boa gestão de mudanças. É essencial fazer uma análise previa para realizar as mudanças internas se for necessário antes de envolver toda a equipe. Preparar o ambiente para ser mais receptivo às mudanças é o primeiro passo a fazer.
Muitas mudanças ao mesmo tempo
Pode haver várias mudanças ao mesmo tempo. Sempre e quando a empresa esteja preparada para isso, tenha feito uma planificação e saiba priorizar.
Quando há mudanças paralelas, a organização e planejamento deve ser muito maior e realizado com muito mais cuidados. O ideal é começar gradualmente, pelo menos no início, até que os colaboradores estejam adaptados a esses novos processos.
Ignorar a importância da consolidação
Uma vez que a transformação foi realizada com sucesso, não devemos esquecer que deve ser mantida. A consolidação é importante e até que não esteja cimentada, a mudança deve continuar sendo trabalhada.
O objetivo é que cada transformação que haja na empresa passe a fazer parte da cultura organizacional. Isso não se consegue da noite para o dia, portanto, não se precipite ao afirmar que a mudança foi concluída.
Qual é o papel do RH na gestão de mudanças organizacionais?
O papel do RH na gestão de mudanças é fundamental, uma vez que é responsável por construir a estratégia da cultura organizacional relacionada com o capital humano.
O RH deve ser um dos primeiros a entender a necessidade da mudança e seus benefícios, dessa forma, poderá transmitir informações importantes e ajudar na criação das estratégias para o seu desenvolvimento.
A responsabilidade do RH na gestão de mudanças é de extrema importância, por isso o processo deve começar dentro da área. O seu papel na elaboração da estratégia deve priorizar a parte emocional dos colaboradores para conseguir seu bom desempenho no processo.
7 passos para aplicar na gestão de mudanças no RH
O primeiro passo para poder colaborar com uma boa gestão de mudanças na empresa e começando a prática no RH. Portanto, aplique a gestão de mudança no departamento e leve essa aprendizagem com você para aplicá-la quando haja a necessidade de uma mudança maior.
1. Identifique o que vai ser melhorado
O primeiro passo é identificar o que vai mudar no setor. Pode ser um processo ou um resultado, o importante é indicar o que é preciso ser feito para melhorá-lo. Uma vez reconhecido o problema é primordial identificar os recursos materiais e humanos que vai precisar.
2. Apresente a ideia para toda a equipe
No momento de apresentar a ideia é essencial transmitir motivação. Envolva o resto da equipe na mudança e “venda” a ideia para os outros colaboradores. Escute a opinião e mostre os benefícios reais, para o setor e para a equipe.
3. Planeje a mudança e prepare os recursos
Você deve planejar a mudança considerando tudo o que foi apresentado na reunião, considere as resistências no momento do planejamento, só assim poderá gerenciar melhor as objeções.
Prepare os recursos que irá utilizar e escolha os dados que vai considerar para a avaliação de resultados.
4. Comunique seu plano
Eles já conhecem a ideia, mas agora chegou o momento de apresentar o plano. Utilize as resistências colocadas no início para que a equipe saiba que você as considerou na planificação. Transmita transparência e esteja preparado para ouvir e arrumar o que for preciso.
5. Monitore e gerencie as resistências
A resistência é mais normal do que você pode imaginar, mas tem que contornar isso para não ameaçar o sucesso do projeto. Depois de ouvir a equipe você já deve saber quais são as maiores objeções e também deve tê-las considerado ao criar seu plano. Isso facilitará o gerenciamento.
6. Comemore a vitória
Reconheça e celebre os resultados desde que começam a aparecer. Isso ajudará a manter motivada à equipe e aumentará a adesão.
7. Consolide o processo
Lembre-se que a mudança precisa ser consolidada, portanto, se alcançou a meta, comemore, mas fique firme até que o resultado seja algo espontâneo e natural.
A gestão de mudanças é uma prática extremadamente necessária na atualidade, portanto, se prepare para que faça parte da sua rotina.
Uma transformação de sucesso não pode ser alcançada sem a gestão de mudanças, só com ela será possível conseguir o crescimento que tanto se procura. Agora que você já sabe como fazer a gestão de mudança no RH, que tal conhecer mais sobre a Transformação Digital no setor? Então leia agora mesmo esse interessante artigo sobre o assunto!
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