“O trabalho é o alimento das almas nobres”. Sêneca

O que é Headcount e como dominá-lo?

É preciso ter o domínio do headcount, e isso significa que o RH precisa ter em mãos quantas pessoas atuam em cada um dos times e na organização como um todo. Além disso, é preciso que se saiba quantas pessoas haverá no futuro, e quando falamos de futuro, estamos falando de um ano ou mais.

Para que se entenda não apenas o que é headcount, mas também os seus impactos na estrutura organizacional da empresa, é necessário que se faça um planejamento estratégico que envolve todos os processos do time de RH. 

E por falar no time de RH, ao falarmos em recrutamento e seleção, já é possível entender com certa clareza quais os impactos do headcount na organização. Quando os processos de recrutamento e seleção estão em fase de planejamento, quando a quantidade de admissões que serão necessárias para um determinado período à frente é delineada, é então que o headcount passa a ser de fundamental importância. 

Headcount tradução

Você já tinha ouvido o termo Headcount? Trata-se de uma palavra em inglês que literalmente quer dizer contagem de cabeças.

Mas o que isso tem a ver com RH e recrutamento e seleção? 

Quando trazemos o termo para o nosso universo, estamos falando da quantidade de pessoas que atuam na empresa, dividindo-as por setor. 

O headcount permite que se entenda quantas pessoas atuam na organização como um todo, mas também quantas pessoas existem em cada time. 

A realização dessa contagem e desse acompanhamento do headcount é muito importante para que a gestão da empresa possa criar estratégias junto ao time de RH, para que este possa executar muito bem o seu planejamento estratégico e consiga colocar as suas ações em prática. 

Como funciona o Headcount?

Imagine que um gestor se dirige ao time de RH e diz que precisa de uma certa quantidade de novas vagas em seu setor. Caso o RH não tenha ciência do headcount, será inviável dizer a esse gestor se é possível ou não realizar a abertura das novas posições solicitadas. 

Este é um ponto muito relevante, pois quando novas vagas são abertas dentro da organização,  e posteriormente se verifica que tais vagas não deveriam ter sido abertas por qualquer motivo que seja, isso impacta negativamente não só aquela equipe, mas o negócio como um todo.

Dessa maneira, um ponto muito importante em relação ao headcount é o entendimento de como ele impacta na organização, a quantidade de pessoas que estão diretamente ligadas ao faturamento, ao lucro e à produtividade do negócio. 

Em suma, é através do acompanhamento do headcount que nós conseguimos ter a noção de quais são os times com os profissionais mais caros, quais os times com os profissionais mais produtivos e quais os times cuja folha de pagamento é mais onerosa para a nossa organização etc. 

Sendo assim, todas essas observações e análises são transformadas em insumo para o planejamento estratégico da organização, sendo importante ressaltar também que o headcount força a organização a pensar de forma estratégica (clique aqui para ler um artigo do Sebrae sobre administração estratégica).

Opções a partir da análise do Headcount

Nem sempre a melhor opção de crescimento para uma empresa se dá através do aumento da quantidade de pessoas na folha de pagamento. 

Quando falamos em folha de pagamento, estamos falando de um jargão muito conhecido dentro do ambiente de RH e recrutamento e seleção, mas nem sempre esse é o melhor caminho. Por isso é importante que o RH saiba desse potencial estratégico, porque é muito provável que esse crescimento seja barrado caso realmente se tenha conhecimento do impacto que o headcount incide sobre a folha. 

Um time muito inchado, por exemplo, pode causar sérios problemas para o negócio como um todo, então é muito importante que essa análise seja feita criteriosamente antes da realização de qualquer expansão de pessoal daquele time específico. É preciso olhar para dentro de casa, para a produtividade de cada um, pois é possível que a melhor maneira de aumentar o desempenho da equipe não passe necessariamente pela ideia de se trazer mais pessoas para dentro de casa. 

Headcount indicador

Vale ressaltar que o headcount precisa ser analisado junto com outros indicadores com os quais o time de RH já está habituado. 

Analisar a produtividade por colaborador e fazer uma comparação entre os diversos membros da equipe e a média geral, para que um supra a necessidade do outro, e assim se consegue tomar uma decisão com mais embasamento e mais segurança. 

Além disso, é preciso calcular e identificar o investimento em treinamento, pois isso ajuda muito a entender e mesmo a modificar a realidade do time e da empresa. Também é preciso fazer uma comparação entre a quantidade de horas, pois as horas trabalhadas ajudam a entender a eficiência do time. 

Os diversos indicadores devem sempre andar juntos, pois um acaba impactando o outro. Quer entender melhor como utilizar os indicadores estratégicos? Clique aqui.

Planos de ação para melhorar o Headcount

Quais são os planos de ação que devem ser adotados a partir do diagnóstico do headcount dos diversos times da empresa? 

Existem vários indicadores relacionados ao time de recursos humanos que vão auxiliar e serão complementares ao headcount e que também fazem parte dessas análises. Portanto, mais uma vez eu saliento que é preciso analisar os números, criar análises preditivas fundamentadas e realizar um planejamento estratégico da organização com esse novo olhar, tanto de pessoas quanto dos números. 

People Analytics, dessa maneira, é muito importante para esse tipo de análise, sendo muito importante para a atuação da equipe de RH, que é a responsável pela condução do planejamento estratégico relacionado ao headcount. 

E se você ainda não controla esse tipo de indicador, não sabe como fazer ou não começou a fazer o headcount da sua empresa, a dica que deixo aqui é para que você comece hoje mesmo a calcular e entender esse indicador tão importante. 

É preciso saber quais são os times que estão inseridos na organização, o que cabe a cada um desses times realizar, quem são as pessoas responsáveis por esses times, quantas pessoas existem nesses times etc. É preciso entender se o que a empresa possui de capital humano hoje é suficiente, necessário e satisfatório para os seus objetivos estratégicos. 

Será possível alcançar as metas com a quantidade de pessoas atuais? Todos esses questionamentos são muito válidos, pois eles ajudam bastante na hora do desenho ou do redesenho do organograma. 

Outra dica é revisar as descrições e engenharias de cargo. Pode ser que algum fator, atividade, responsabilidade ou meta não estejam desenhados e previstos nestas engenharias, o que está dando uma fotografia equivocada da situação, pode ser que algumas competências e algumas construções de perfis também não estejam configuradas da melhor forma possível, o que está comprometendo a eficiência das pessoas que exercem os cargos em questão. 

Pode ocorrer ainda que aqueles cargos mais antigos, cuja empresa tem mais familiaridade e mais conhecimento, sejam exatamente os cargos que precisam de mais gente atuando, pois as pessoas envolvidas estão sobrecarregadas. Enfim, avaliar a eficiência e a demanda de cada cargo é muito importante. 

Existem cargos que obviamente se diferem muito entre os times da organização e que exigem um olhar diferente por parte dos líderes da área e do time de RH. 

Inicialmente, é possível que se tenha um olhar específico para o time financeiro, mas depois que esse redesenho é realizado e a realidade da empresa passa a ser entendida com um pouco mais de profundidade, consegue-se redesenhar o headcount daquela área, e isso acontece porque passa-se a entender muito melhor a prática e as demandas reais da organização, o que se passa no dia a dia operacional. 

Como calcular Headcount

Agora que você já sabe o que é headcount e quais são os seus impactos no negócio, chegou a hora de entender como fazer o cálculo desse importante indicador. 

O primeiro ponto que deve ser levado em conta antes de calcular o headcount é que, aqui, não se deve levar em consideração as diferentes jornadas de trabalho. Todos os membros dos times devem entrar na conta da mesma maneira. 

Um segundo ponto, porém, nos diz que é possível criar subdivisões dentro da contagem, possibilitando inclusive que se utilize o resultado para mensurar questões como diversidade e inclusão social na empresa, o que pode ser aperfeiçoado dentro dos números e dos índices da organização, sem sair do planejamento inicial. 

Dito isto, após a realização da contagem de cabeças, é preciso comparar o resultado aos planejamentos estratégico e orçamentário da empresa. 

Nesse sentido, o RH vai poder planejar o volume de contratações com base em quanto a empresa já utilizou do orçamento previsto para o pagamento de salários e gastos com recrutamento e seleção. 

Finalizando 

Gostou desse artigo sobre o que é headcount e como ele impacta no planejamento do recrutamento e seleção das empresas? Espero que esse texto te ajude a planejar suas contratações com mais eficácia. 

Fique ligado nos próximos artigos. E se você ainda não leu meus artigos anteriores, clique aqui.

Um abraço e até a próxima!