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Produtividade no RH: melhorando o recrutamento com métodos ágeis

Paulo Rogério Lázari 0

Realizar processos eficientes é um dos maiores desafios quando não existe uma organização adequada. Se você ainda não conhece os métodos ágeis, não perca este artigo, nele você encontrará a solução que estava procurando.

Fazer um bom trabalho com a gestão de projetos exige planejamento e organização, porém, só isso não basta para garantir o sucesso do processo. Para otimizar os resultados é necessário contar com uma ajuda extra, e é precisamente isso que prometem fazer os métodos ágeis.

Essas ótimas práticas são capazes de ajudar a gestão de todo tipo de projetos, inclusive no Recrutamento e Seleção.

Segundo a 11° State of Agile, realizada em 2016, a prática dos métodos ágeis têm um crescimento cada vez mais acelerado, uma vez que 94% das empresas pesquisadas manifestaram que algumas das suas equipes já utilizavam essa metodologia no seu dia a dia. E ainda tem mais, dessas organizações, 98% afirmaram que estão satisfeitos com os resultados.

Se você quer aprender como melhorar o Recrutamento e conhecer mais sobre os métodos ágeis então continue lendo até o final deste artigo!

O que são os métodos ágeis?

Os métodos ágeis, também conhecidos como Metodologia Agile, é o conjunto de práticas não tradicionais utilizadas para a gestão de projetos.

Em uma gestão de projetos tradicional o desenvolvimento se divide em etapas, o que ocasiona, em muitas oportunidades, que o processo fique travado entre os ciclos. Por outro lado, os métodos ágeis têm como objetivo a melhora dos processos internos, permitindo entregas mais dinâmicas e constantes. As etapas são flexíveis e é possível entregar o serviço em partes até a sua conclusão, além disso, a distribuição das tarefas também contribui com os bons resultados. 

Dessa forma, os métodos ágeis oferecem um processo que traz uma maior satisfação com os resultados, além de facilitar a antecipação de problemas, trazendo uma melhor experiência para todos os envolvidos.

Confira um dos melhores vídeos que explica na prática o que é Ágil traduzido pelo Fernando Mattoso, Vice President of Costumer Success e CTO da Microsoft!

Por que aplicar no Recrutamento?

De acordo com o Dicio projeto é:

Plano; planejamento que se faz com a intenção de realizar ou desenvolver alguma coisa

Dicio

Quando abrimos uma vaga nós temos uma intenção, objetivos e é natural criar um planejamento para desenvolver o que é necessário.

Uma vaga pode ser tratada como um Projeto e os métodos ágeis podem melhorar os processos, as entregas, as dinâmicas que envolvem a posição e consequentemente melhorar o Recrutamento.

E a consequência? Diminuir o SLA das Vagas, humanizar o processo seletivo e vários outros benefícios.

Surgimento dos métodos ágeis

Podemos dizer que o conceito dos métodos ágeis surgiu pelos anos 50 com o Sistema Toyota de Produção, conhecido no mundo inteiro como Toyota Production System. Esse sistema estava focado na redução de desperdícios, otimizando os recursos durante o processo produtivo. O auto aperfeiçoamento do processo é a base dos métodos ágeis.

Entre tanto o termo “Método Ágil” ou “Metodologia Agile” surgiu em 2001 com o Manifesto Agile.

Manifesto Agile

O Manifesto Agile foi criado em 2011 por um grupo de desenvolvedores de software que resolveu criar um documento para registrar um conjunto de valores e princípios com o objetivo de orientar o processo para agilizar os projetos, otimizando o fluxo de trabalho, maximizando os resultados e agregando valor.

Apesar que o documento foi desenhado inicialmente para contribuir com o desenvolvimento de projetos de software, hoje são aplicados nos mais diversos setores, um deles é o RH.

Quais são os métodos ágeis mais utilizados no Recrutamento?

Os métodos ágeis trazem inovação e otimização aos processos de Recrutamento, porém algumas metodologias têm sido mais facilmente adaptadas ao sistema de trabalho do departamento. A seguir você poderá ver quais são algumas delas. 

Scrum

O Scrum é um método bastante popular para a otimização do trabalho, é um dos mais utilizados no mundo inteiro em todos os setores, não só no RH. Permite uma gestão dinâmica de projetos e reduz a complexidade no seu desenvolvimento.

O Scrum permite dividir o projeto em etapas, que são denominadas sprints. Cada uma delas tem um prazo definido pelo usuário que não é possível modificar uma vez determinado. O objetivo da fragmentação é facilitar a concentração para a execução em uma etapa, o que permite manter o foco e a longo prazo contribui com a otimização no desenvolvimento de toda a tarefa.

Ele pode ser facilmente aplicado e melhorar o Recrutamento.

Uma ferramenta digital para Scrum muito conhecida e utilizada hoje em dia é o Trello. A sua versão gratuita conta com diversos recursos que podem ajudar na sua gestão de projetos de uma forma prática e simples.

Tem interesse em conhecer o método? Indicamos esse livro:

Produtividade no RH: melhorando o recrutamento com métodos ágeis

Tribos

produtividade no rh: imagem que representa a formação dos times ágeis

O Tribos é outra técnica muito popular, ainda mais no setor de RH. O maior diferencial dessa ferramenta está na forma como é organizado o projeto. Cada membro da equipe tem uma função específica, mas todos trabalham com foco no mesmo resultado.

Exemplo:

O Recrutador A é responsável por cuidar da divulgação da vaga.

O Recrutador B realiza a triagem inicial e faz o primeiro contato.

O Recrutador C entrevista os candidatos.

A autonomia e a flexibilidade, que traz essa metodologia, permitem que cada um dos profissionais possa se dedicar melhor à sua tarefa. 

Ainda tem dúvidas que os métodos ágeis podem melhorar o Recrutamento? Continue lendo então!

Squad

Produtividade no RH: melhorando o recrutamento com métodos ágeis

O Squad é uma técnica que permite que as equipes do RH, ou de qualquer outro setor, se dividam em times, ou como são chamados na metodologia, squads. A tarefa é dividida e cada squad deve focar na fragmentação do objetivo e definir as responsabilidades de cada colaborador. 

Se o objetivo for melhorar o Recrutamento, você fragmenta esse objetivo em várias ações e cria squads para cumpri-las.

Mesmo em equipes pequenas de RH, a metodologia pode ser aplicada, já que o squad pode contar apenas com uma pessoa. O importante é que os times atuem individualmente, mas de forma integrada.

Kanban

Essa conhecida prática implantada dentro do modelo de produção Just in Time (JIT) da Toyota, é um sistema de gestão visual que prioriza a produtividade.

O Kanban utiliza cartões de diversas cores para designar diferentes tarefas divididas em três grupos. O primeiro grupo é o das tarefas que precisam ser feitas, o segundo, das que estão sendo realizadas e, por último, o grupo das tarefas que já forma concluídas.

Esse método de gestão focado em fluxos, apesar de ser muito simples, permite uma efetiva visualização das etapas do projeto que estão sendo realizadas. 

Com a Recrutei você consegue ter um Kanban para o seu Processo Seletivo gratuitamente é só clicar aqui.

A3

O método A3, além de simples e prático, permite trazer eficiência para a gestão de projetos. Consiste em utilizar uma folha A3 — equivalente a duas folhas A4 — e uma caneta. O objetivo e dividir a folha em duas partes para contextualizar o problema do lado esquerdo e do lado direito propor as hipóteses para alcançar os objetivos e as métricas que deverão ser acompanhadas.

O Spotify é um exemplo quando se trata de métodos ágeis, indicamos assistir esse vídeo da Alura e entender como o modelo funciona na prática para ficar ainda mais claro em como usar no Recrutamento.

Como melhorar o Recrutamento usando métodos ágeis?

O Recrutamento pode utilizar a metodologia ágil para otimizar o seu fluxo de trabalho de qualquer uma das tarefas. Pode escolher uma prática para cada uma das atividades a serem desenvolvidas. Porém, é importante começar gradualmente. Para introduzir os métodos ágeis, é fundamental escolher primeiro um único, desse modo, você poderá se organizar e otimizar na prática a sua estratégia.

Por exemplo, o método Kanban é uma excelente forma de organizar as tarefas do dia a dia dos Processos Seletivos. Também pode utilizar o Squad para dividir a sua equipe, independentemente do tamanho, assim, cada um poderá ser responsável por uma das atividades. Um colaborador pode ser responsável pela descoberta de candidatos, outro pela triagem, outro para as entrevistas, etc. Isso não quer dizer que o elegido seja o único a realizar essa tarefa, mas será o responsável pelo seu bom andamento e sucesso.

É primordial conhecer e estudar os métodos antes de utilizá-los no setor, adaptando a metodologia aos projetos que deseja executar e desenvolvendo a sua própria estratégia de acordo com as suas necessidades específicas e de cada vaga.

Nenhum método ágil vem pronto para ser utilizado, é importante fazer a adaptação ao cenário específico e enxergar as oportunidades onde possam ser melhor aproveitados.

Mas com toda certeza, vai melhorar o Recrutamento!

Como implementar os métodos ágeis no RH e melhorar o recrutamento?

Para implementar os métodos ágeis no RH é necessário adaptar-se às mudanças e não ter medo de testar processos inovadores. A seguir, lhe mostraremos quais são as atividades pelas que pode começar.

Processo de recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção muitas vezes não é tão valorizado quanto deveria ser. Esse é o momento para a captação de talentos e a melhora do capital humano dentro de uma empresa. 

Aqui é primordial contar com um processo bem organizado e eficiente. Ter claros os objetivos e definir bem cada uma das etapas é um ótimo começo.

Para isso o Kanban, por exemplo, pode ajudar. Dessa forma é possível administrar facilmente todas as etapas do recrutamento e seleção. Existem várias ferramentas digitais para ajudar no processo seletivo, se quer adotar os métodos ágeis no seu RH, vale a pena testá-las.

Melhorar o Recrutamento pode trazer muitos benefícios para uma organização e colaborar com o Employer Branding de uma empresa, atraindo cada vez mais candidatos fortes para fazer parte da equipe.

Feedbacks

Com os métodos ágeis os feedbacks, tão importantes na gestão de pessoas, ganham o dinamismo e constância que otimizam os resultados.

Elaborar um feedback pode ser um processo demorado quando não se conta com a ajuda da tecnologia. Entretanto, hoje podemos agilizar esse processo e dar feedbacks mais eficazes no tempo certo. 

Desenvolvimento das equipes

A visibilidade das equipes aumenta com os métodos ágeis e o foco individual, apesar de importante, não é mais o único. O desempenho de uma equipe em um projeto pode ser valorizado ainda mais e pode-se otimizar utilizando o método Scrum, por exemplo.

Dessa forma, as equipes definem os objetivos e criam, executam e revisam suas atividades dentro de um projeto. Isso favorece a geração de insights, o acompanhamento da liderança e o progresso do time.

Treinamentos

Um dos objetivos dos métodos ágeis é o aprimoramento das habilidades, dessa forma é possível criar treinamentos melhor direcionados e mais focados nos resultados esperados.

O Scrum também pode ser útil aqui, já que conta com os sprints de aprendizado, que podem ser vistos como sessões de coaching para gestores.

6 passos para melhorar o Recrutamento usando métodos ágeis

Produtividade no RH: melhorando o recrutamento com métodos ágeis

Existem 6 passos básicos para a implementação dos métodos ágeis. A seguir, você verá quais são eles:

  1. Estabeleça os objetivos para todo o setor.
  2. Identifique o melhor método ágil para cada um desses objetivos.
  3. Priorize e escolha o primeiro projeto que deseja trabalhar.
  4. Divida a equipe e distribua as responsabilidades para cada líder.
  5. Faça reuniões constantes para avaliar o desenvolvimento do projeto.
  6. Crie um bom sistema de comunicação, objetivo e transparente.

Durante todo o processo, é importante que você tenha em mente os valores e princípios da metodologia, dessa forma será mais fácil orientar as suas ações. 

Além de melhorar o recrutamento, quais são as vantagens de aplicar metodologias ágeis?

Os métodos ágeis colaboram com a otimização da gestão de projetos. A seguir, você verá alguns dos benefícios mais concretamente.

Melhora o fluxo de trabalho

Quando os fluxos de trabalho estão bem definidos, as tarefas são bem executadas e há uma maior agilidade nos processos. Isso elimina o retrabalho e permite a realização de projetos de uma forma mais clara e simplificada. 

Os métodos ágeis além de melhorar o recrutamento contribuem com a redução de tempo na execução, a personalização dos serviços e o cumprimento eficaz das demandas. 

Favorece o trabalho em equipe

Os métodos ágeis contribuem com o bom desenvolvimento do trabalho em equipe, já que são distribuídas as funções de forma organizada e bem definida, mas sem perder o foco na tarefa final. 

Dessa forma, os atritos são diminuídos, melhorando o clima organizacional e mantendo a motivação das equipes. 

Aumento na produtividade

A divisão de um projeto permite que cada membro da equipe saiba muito bem o que fazer e se preocupe por entregar apenas a sua parte. O foco, que os métodos ágeis proporcionam, favorece o aumento da produtividade, permitindo que o trabalho seja feito em menos tempo e sem tantas objeções.

É ótimo para melhorar o Recrutamento!

Simplificação nos processos

Quando um projeto volumoso é dividido, a rotina de trabalho é simplificada, fazendo com que o processo seja mais simples de ser executado. 

Para que isso aconteça é importante planejar muito bem essa divisão, já que se não é feita de forma correta esse benefício, assim como os outros, pode ser perdido. 

A prática dos métodos ágeis se torna cada dia mais necessária, dessa maneira é possível acompanhar e cumprir todas as tarefas e responsabilidades do setor com eficácia e eficiência.

O Recrutamento e Seleção é uma área que tem muitas atividades diferentes, todas igualmente importantes para seu bom desempenho, utilizar os métodos ágeis pode ser uma ótima forma de organizar e melhorar o Recrutamento

Agora que já conhece os métodos ágeis, saiba como a tecnologia pode lhe ajudar a continuar aprimorando os seus Processos Seletivos e como melhorar o Recrutamento. Fique um pouco mais conosco e leia o artigo Tecnologias de RH: O que torna seu dia a dia mais eficiente? e descubra como aproveitar todos esses recursos!

Até a próxima!

Paulo Rogério Lázari

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