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Kanban: Como Implementar na sua Consultoria de RH

Paulo Rogério Lázari 0

Como você e organiza sua consultoria de RH?

se organizam para definir quais são as tarefas a serem realizadas na semana? Você analisa as tarefas que já foram concluídas, as que estão sendo realizadas no momento, e o que ainda precisa ser feito? Com o Kanban, você pode.

Se você já faz isso, provavelmente está utilizando uma ferramenta de gestão de forma intuitiva. Agora, se você utiliza ferramentas visuais, como quadros físicos (ou até mesmo o Trello), provavelmente está utilizando o Kanban.

O que acha de entender mais sobre essa prática que pode aumentar a produtividade da sua consultoria de RH e R&S?

Kanban. O que é isso?

O termo kanban tem origem japonesa e significa “tabuleiro” ou “cartão”. A origem da metodologia é realmente japonesa, com o Toyotismo e a necessidade de tornar as fábricas mais eficientes. Basicamente, ele é constituído de um quadro para acompanhar de forma prática e visual todas as tarefas que estão no roadmap da empresa.

Dessa forma, ele é dividido em três etapas: A primeira se refere às tarefas que ainda não começaram a ser executadas, mas estão previstas. A segunda etapa reúne as atividades que estão sendo desempenhadas naquele momento, e a última atividade centraliza todas aquelas atividades que já foram concluídas.

Existe ainda um outro modelo de Kanban, onde é incluída uma quarta etapa, que é a análise de qualidade. Nesse modelo, basicamente todos os entregáveis passam por uma conferência de uma pessoa ou equipe responsável somente por monitorar a qualidade dos entregáveis.

Quais são os princípios do Kanban?

O Kanban possui quatro princípios que devem ser respeitados quando a metodologia for implementada. Aplicando esses quatro princípios, a chance de sucesso aumenta drasticamente. Vamos conhecer um pouco mais sobre cada um?

  • Sempre comece com as atividades que você está fazendo agora;
  • Em um primeiro momento, respeite o organograma que sua empresa utiliza;
  • Ações de liderança e autonomia devem ser estimuladas em todos os níveis da empresa
  • Busque mudanças evolucionárias, ou seja, que podem mudar a forma que a empresa trabalha a longo prazo

Kanban e Gestão à Vista. Qual a importância?

Um dos principais benefícios da utilização do Kanban é a “Gestão à Vista”.

“Mas o que é isso Felipe? Existe Gestão à prazo?”

Calma Jovem Padawan! A gestão à vista pode ser entendida como um método no qual todas as atividades, de todas as pessoas, podem ser visualizadas de forma simples e visual. Dessa forma, todas as pessoas da equipe ficam cientes das atividades de cada um, aumentando o grau de comprometimento e engajamento com os entregáveis. Afinal, ninguém gosta de ficar para trás.

A gestão à vista pode ser entendida como um método no qual todas as atividades, de todas as pessoas, podem ser visualizadas de forma simples e visual. Dessa forma, todas as pessoas da equipe ficam cientes das atividades de cada um, aumentando o grau de comprometimento e engajamento com os entregáveis. Afinal, ninguém gosta de ficar para trás.

Para atingir os benefícios da gestão à vista com o Kanban, é importante que o quadro utilizado fique em um lugar acessível e bem visível a todos.

Quais são as etapas para implementar o Kanban em sua Consultoria de RH e R&S?

Para implementar o Kanban em sua Consultoria de RH, reunimos algumas etapas que são anteriores à sua implementação.

1. Entenda seu Processo

Identifique quais são as etapas de cada atividade a ser desempenhada. Onde cada demanda se inicia até o entregável para o cliente final. Assim, será possível construir o quadro de acordo com a realidade da sua Consultoria.

2. Aprofunde nos Entregáveis

Para ter sucesso no Kanban é necessário que você detalhe as características que cada entregável deve possuir. Dessa forma, você evita que exista retrabalho por motivos de ‘eu não sabia que era pra ser feito dessa forma”.

3. Priorize Atividades, Defina Recursos

Consultoria de rh: imagem com frases so ágil

Ao priorizar atividades, sua consultoria de rh garante que os principais processos e entregas sejam realizados de forma prioritária. Além disso, é necessário definir recursos para alguns entregáveis.

Por exemplo: ‘Qual a verba que possuo para montar o processo de recrutamento e seleção dessa vaga?”. Com os recursos definidos, sua consultoria de rh poderá pensar em ações que se encaixam com a verba definida.

4. Monte o Kanban

Com os processos mapeados, priorizados e com os recursos definidos, chegou a hora de você montar o seu Kanban. E isso é mais barato do que você pensa!

Utilize um quadro branco com post-its coloridos. Use padrões de cores (uma padronização bem comum é a de que cada cor representa atividades de determinada área).

5. Use e Melhore

Não adianta você fazer as quatro etapas anteriores se sua equipe não tiver a disciplina para usá-lo no dia a dia. Treine a equipe da sua consultoria para que eles entendam a importância de manter o quadro sempre atualizado.

Com a utilização, você perceberá que existem algumas definições e etapas que podem ser melhoradas no uso na sua consultoria de rh. Não fique receoso em fazer essas alterações! O Kanban estimula a melhoria contínua

Fácil! Vamos implementar?

E aí? O que achou da metodologia? Essa metodologia pode ajudar sua Consultoria de r a ser muito mais eficiente na gestão de projetos e tarefas, além de ser muito simples de ser implementada.

Leia também: 7 dicas de negócio essenciais para headhunters

Além disso, ela garante um engajamento maior de cada colaborador da sua consultoria, já que eles verão o andamento de cada atividade. Então se você ainda não utiliza um modelo de gestão de atividades, corre e implementa já o Kanban! O ganho de eficiência será visível!

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